作者：杜振强 | 字数：3209 | 阅读：

摘 要：随着我国对外开放进程的加快，各国家间的交流与往来日益频繁。外事工作已经成为日常工作中的重要组成部分。如何做好外事档案工作已成为重要的研究课题。通过厘析医院外事档案管理工作的现状，提出信息化时代视域下加强医院外事档案管理的有效措施。

关键词：外事档案；现状；有效举措

医院外事工作是医院开展对外合作的纽带与桥梁，也是加强学科建设、人才建设与科学研究的重要组成部分，在提高办院质量和扩大知名度等方面起着十分重要的作用。医院外事档案是医院对外交流和合作活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。医院外事档案反映医院国际交流与合作活动的真实写照，为医院的持续发展提供了凭证依据。随着全球经济一体化和大数据时代的到来，医学发展呈现出国际化的发展趋势。医院外事档案管理的重要性日渐凸显出来。这也对医院外事档案管理提出了更新、更高的要求。

1 目前医院外事档案管理工作存在的问题

1.1 对外事档案管理的重视度不够

医院外事工作是医院对外交流的窗口，从小到对医院自身的发展，大到显示国家医疗水平发展的层次与程度，都有着十分重要的作用。医院外事档案管理工作的成效与否直接影响到医院外事工作的开展，甚至影响着国家医学的发展。可是在实际工作中，由于外事活动的日益频繁，外事接待任务的不断增加，而相应的外事工作人员却没有相应的增加，疲于应付日常的工作，忽视了外事档案的及时收集。加之，个别单位的领导对档案工作的重要性重视不够，没有形成有效的领导力和监督力。这样就造成了有些医院外事档案不完整，不具有可利用性。

1.2 缺乏专业的从业人员

由于对档案管理工作的重视不够，出现了当下很多医院没有配备专职的外事档案管理人员。外事档案本来是应该归口医院外事部门管理，由外事部门的工作人员负责档案的各项管理工作。可是很多医院外事部门的工作人员不熟悉档案知识也没有经过档案专业培训，只是一种粗放式的管理与接收。例如，工作人员只是简单把有关材料收集起来放进文件盒。有些纸张规格不是A4纸，没有文件目录、归档号、保管期限，没有案卷目录，这样给以后的档案检索和利用带来极大的不便。由此可见，外事档案的管理与利用还处于低水平状态。

1.3 外事档案管理制度不健全

无规矩不成方圆。外事档案管理工作的落实需要一系列制度的支撑和保障。大多数医院缺乏统一、规范的外事档案管理制度，没有统一的管理部门负责档案。在实际工作中往往是谁经手谁保管、无专人负责、无制度约束，损毁、丢失现象严重，从而导致外事档案材料不齐全.很多材料分散在个人手中，外事档案材料收集欠缺应有的完整性.对外事档案的规范管理与科学利用也就无从谈起了。

1.4 外事档案管理水平较落后

当下，处于信息化时代，计算机的应用已经非常普及。可是现阶段医院外事档案的信息化建设整体水平较低。多数医院基本还停留在手工收集、检索，查阅的水平。档案管理者更像是仓库保管员，实行的功能只是简单的归档材料收集、整理与保管，工作效率低，信息化程度不高。这就导致很多信息的滞后，与其他信息工程的脱节，不能充分医院外事档案应有的作用，无法满足医院医疗、教学、科研、预防服务的要求。

2 信息化时代视域下加强医院外事档案管理的有效措施

随着我国对外开放和医疗体制改革的深化，医院外事工作出现了一些新情况，外事档案呈现出数量增多、来源复杂、内容多样性、载体多元化、工作专业化等新特点。这就需要我们认真思考信息化时代下如何更好做好医院外事档案管理工作。

2.1 提高外事档案管理人员的业务素质

人是第一要素，也是重要的生产力。高素质的复合型的外事管理人员是医院做好对外交流工作的重要保证和基础。外事档案管理人员除掌握计算机及网络技术以外，还应掌握医疗、护理、教学、科研和医院管理工作等各方面的知识，善于分析、总结与提炼，具备一专多能。同时，外事管理人员还应具有保密意识，严格执行纪律，做好外事管理工作。医院应积极为员工创造条件，选派外事工作人员参加档案专业培训，系统学习现代化的档案管理知识，提高其专业能力和业务水平。

2.2 加强对外事档案信息资源的开发与利用

外事档案信息是本源性信息，记载在案卷中的外事档案信息具有单一性的，不能充分发挥其特有的功能。因此有必要对分散在各个案卷中的档案信息进行开发加工，使之更符合人们使用的需求，有更强的借鉴意义。

外事管理部门可以围绕某个专题或主题，把分散的多个档案信息糅合起来，变单一信息为组合信息；也可按照一定的类别，对同一性质的档案进行编研与汇编。如可围绕战略性合作设置一个专题，把本院与国外各个医疗单位开展的各类活动的文档组织在一起，既为了解我院与其他单位战略性合作工作的状况，也反映了我院外事工作发展的情况。这样，既提高了外事档案信息的价值性，，也充分发挥了外事档案应有的作用。更多的外事档案信息资源还包括医院召开的国际性会议材料、医院选派的医护人员进修、邀请的专家信息、合作办学的学生院际交流材料等，如何能把这些宝贵的信息、材料加以整合和利用，都将为医院以后的外事工作的开展，起到了不可忽视的作用。

2.3 搭建医院外事档案信息网络平台

外事档案管理方式引入计算机等现代化手段，实现外事档案管理同现代技术的有机结合，是外事档案管理工作走上良性发展轨道的题中之义。搭建医院外事档案信息网络平台是医院外事档案工作发展的必然趋势，也是实现外事档案信息化建设和发展的第一步。医院外事档案管理部门应利用技术手段开发利用丰富的医院外事档案信息资源，并以快速、安全的途径提供服务，适时地与国内外相关单位进行交流与合作，了解最新的医疗、教育、研究、预防等方面的发展动态，帮助医护人员以最便捷的方式获取所需要的信息。

医院外事档案网络平台的搭建需做好两个方面的基础工作。一是完整准确录入外事档案相关信息。一份完整的医护人员个人外事档案，包括人员的具体个人信息、对方发的邀请函、上级外事主管部门的批件、具体行程安排、护照准备及外事心得等部分。我们需要把这些基本数据完整、无漏的录入到医院的外事档案管理系统，建立外事工作数据库。这个外事档案管理系统需要设置外事人员姓名、性别、国籍、护照号码、活动时间、出访国别、活动行程、签证事项等详细信息输入栏。另外还应有文件目录、归档号、保管期限、案卷目录等的编辑栏。这些信息都应保证准确无误，任何一个数字的失误都将对以后的查询与利用带来不便。这种数据库其实就是电子档案的一个形式，可以节省档案占用的物理空间，提供高速便捷的查找途径，实现资源共享。电子档案的存储应一式多份刻录，以便于保存。二是建立简单、便捷的搜索平台。随着社会对外交往的进一步加深，国际间的医护人员学术交流与学习越来越频繁，也很有必要。对外事档案的利用需求也越来越强烈。为了更好地、第一时间满足医护人员的需求，医院外事档案网络平台应不断升级检索功能，以便提高最优、最便捷的服务。鉴于医院外事档案的特殊性，可设置外事人员的工号、执业号码、科室搜索栏。这就从根本上改变传统的档案检索模式，真正实现高效率、高水准的外事档案信息化建设。

医院外事档案不只是一种档案资料，更是一种强时效性的信息资源。因此，有效、科学加强这种资源的利用是医院外事档案管理的重点。这就需要外事档案管理人员打破以往的“重藏轻用”理念，由被动管理发展为主动管理。只有这样，才能让医院外事档案充分发挥其在医院对外交流与合作中应有的价值和作用。

参考文献

1. 张木涵.医院外事档案管理存在的问题及对策[J].天津档案，2013（6）

2. 倪红.试议医院外事档案的收集工作[J].浙江档案，2010（5）

3. 丛培波，张丽.试论新形势下医院档案管理工作的开展[J].中医药管理杂志，2010，16（7）