关键词:立卷归档;优缺点
立卷归档是文书档案管理过程的一个重要环节,传统的文书档案采取案卷管理方式,但是随着办公自动化的普及和计算机在档案管理工作中的广泛运用,形成了大量的电子文件,传统的文书档案立卷管理的方式已经不能适应现代化档案管理。2000 年 12 月 6 日,国家档案局颁布了《归档文件整理规则》(以下简称《规则》),《规则》中提出了将文书立卷以“卷”改为以“件”为保管单位,它是我国国家机关行政事业单位档案管理 进入了一个全新的阶段,是在新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要措施。现将传统的按“卷”管理和改革后的按“件”管理做一比较。
1 传统的按“卷”管理
传统的文书档案的归档是档案人员首先接收、收集、整理文件,将有保存价值的文件归档,根据立卷的原则和方法,按照它们之间的联系、价值、保管期限组合成案卷,并编写案卷题名。一个案卷题名是对卷内文件的概括,可以揭示出卷内文件的内容和成份,为文件的查找利用提供线索;然后按照文件的重要程度和时间顺序排列卷内文件和编号,填写和编制卷内目录;对每份文件的排列顺序,一般按照“印制件在前,定稿在后;正件在前,附件在后;批复件在前,请示件在后”的原则整理;最后按保管期限、年度、组织机构或保管期限、年度、问题的方法进行案卷排列及编制案卷目录。
2 改革后的按“件”管理
国家档案局发布的《规则》是以“简化整理、深化检索”为宗旨,对“立卷”进行改革,采用按“件”管理,极大地简化了归档文件的整理工作过程。按“件”管理,顾名思义按每份文件进行管理,正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册为一件,来文和复文可为一件。按保管期限、年度、机构结合问题、时间进行分类、排列,每一份文件用不锈钢钉装订,并加盖档号章、装盒、编制档案目录。
3 两种管理方法的比较
无论是传统的案卷级管理还是改革后的文件级管理,,在归档过程中都必须“遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用”的整理原则,只是整理程序和操作方法有所不同。下面通过阐述两种管理方法的优缺点来进行比较
3.1 按“卷”管理的优缺点
1、优点。按“卷”管理的优点是具有系统性、成套性。不依赖于计算机检索,可以按照案卷目录查找到所需要的文件;按“卷”管理的文件安全性较好,由于文件都是装订起来的,所以不易被拆卷或抽取而造成档案遗失。
2、缺点。按“卷”归档是一项工作量大、专业性强、程序复杂的工作,档案人员的素质直接影响案卷质量,不同的档案人员,看问题的角度不同,理解能力不同,对一卷相同的档案会组出不同的样式案卷,形成的案卷题名也五花八门,这给档案的查询利用带来困难与不便。由于是按“卷”管理,一卷档案由若干份文件组成,利用者只需查询其中一份,但在查询时会看到其它无关的文件,不利于档案的保密。
3.2 按“件”管理的优缺点
1、优点。改革后的文件级管理,大大简化了归档工作程序,减少了不必要的手工劳动和财务的投入,缩短了文件归档的时间,提高了工作效率,把档案人员从繁重的整理工作中解脱出来,把更多地时间和精力放在档案编研和信息开发利用上,更好的发挥档案的价值;按“件”归档相比起按“卷”归档对于档案人员来说更容易更简单,只需区别不同的保管期限,把同一保管期的内容放在一起,按时间先后排列,不用耗费大量的精力进行分类,同时也减少了档案人员对文件归档的主观随意性,更加遵循文书自然形成规律;档案以“件”为单位归档后,可以随时增加和补充遗漏文件或材料,无需拆卷和装订,只需将漏归的文件插到相关类别的卷盒中,在备注中说明即可;改革后的管理更有利于档案的利用,过去查阅档案是整卷提供利用,现在是每份档案都以“件”为单位存在,可以有针对性地提供利用者所需要的档案,不用接触到其他无关的文件,大大提高了保密性;便于现代化计算机管理,便于扫描和复制,档案软件里不用再分为案卷和卷内两级目录,直接一个件盒目录,检索起来更方便、快捷,也有利于档案的日常统计工作。
2、缺点。采用按“件”管理的归档方式是有条件的,只有信息化管理比较成熟,可以对库存档案实现文件级计算机检索的单位,才适用此方法。因为没有分卷管理,以件为单位的文件之间没有有机的联系,是以个体存在的,如果不借助于计算机检索,很难找到所需档案。计算机管理水平,在一定程度上决定了档案的管理水平,这就对档案人员的计算机应用水平和能力要求相对比较高。所以按“件”管理具有依赖性、局限性。
按“件”管理是信息时代的产物,是档案管理工作的发展趋势,给档案工作者带来了新的机遇与挑战。虽然按“件”管理有不足,但总体来说还是利大于弊,如何取“卷”之长补“件”之短,是每个档案工作人员在日后工作中需要总结和改进的。只有不断研究、改进档案管理办法,才能促进档案事业的发展。
参考文献
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[2]李在溪.浅谈文书档案以“件”代“卷”的利与弊[J].城建档案. 2012(5)
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