摘 要:档案管理工作,作为现代化管理工作中的一个重要构成部分,将直接影响到工程、企业,乃至国家的正常运行。正所谓“无规矩不成方圆”,要想真正发挥出档案信息资源的优势与作用,逐步强化档案信息的规范化、现代化与标准化管理,就显得很有必要了。为此,文章就新时期档案信息资源的规范化、标准化管理提出几点有效对策。
关键词:档案资料;信息管理;规划化
伴随信息化时代的来临,我国档案资源数量也在不断增加,且档案资源的种类与载体也日渐复杂,为档案资料管理工作的顺利开展带来了一定困难。基于此,各级部门必须结合自身档案管理工作实际,采取一系列规范化的管理措施,以此来确保档案资源开发利用工作的顺利开展。下面,笔者对现阶段档案资源的管理工作的顺利开展提出几点建议。
1 重视档案资源的收集管理
从本质上说,档案资源的收集,是做好档案管理工作的基础所在,为此,在日常档案资源收集工作中,可从以下三方面入手,确保档案资源收集的有效性与完整性。其一,提升人员素质,树立档案资源收集管理意识,充分意识到档案收集管理工作的潜在价值,认识到档案资源收集工作的好坏将直接影响到单位的管理水平,进而加大对资源收集工作的重视,并将其落实到工作中;其二,完善档案信息收集管理机制,实施一体化管理模式。如建立收集机制、保管利用机制与归档机制等,同时将其划入到档案管理员的岗位职责与绩效考核中,用以提升所有人员的档案管理意识,使之能够积极配合档案部分的资源收集工作;制定档案传递与登记机制,对档案资源实施动态管理,随时跟踪档案,以此确保档案资源的完整性;其三,拓展档案资源收集渠道。对于档案资源收集管理工作,其最终目的就是为了发挥出其利用价值,最终获得社会效益与经济效益的双赢。为此,企业或单位需多角度、多渠道入手开展档案资源收集工作,从而为档案资源的开发利用工作提供依据。同时,为确保馆藏资源的完整性,还必须明确档案资源收集的范围与保管期限,实施多样化档案资源载体,不仅仅是纸质资料,其它诸如录像、照片等资源同样也是档案资源收集工作的重点。
2 强化档案的安全保密工作
为了确保档案资源的更好利用,企业或单位的档案管理部门需积极采取措施,逐步完善日常档案管理工作流程,特别是对档案信息的安全保密工作需要引起足够的重视。首先,强化档案管理员的安全保密意识。如强化档案管理员的安全保密意识与责任心,定期开展关于档案信息保密情况的讲座,使之充分认识到档案资源保密的重要性与必要性,引起其足够的重视,进而将其落实到日常工作中;或是将企业档案管理的质量同档案管理员个人的绩效相挂钩,制定相应奖惩制度,若档案资源得到有效管理,相应的档案管理员也能得到相应的奖励,反之亦然,从而引起档案管理员高度重视,全面提高档案管理质量[1];其次,制定健全的档案信息安全保密机制。因当前各级档案管理工作正逐步走向信息化,故在档案信息安全保密机制构建中,需更多倾向于基于网络与计算机的档案管理,通过具有一定权威性与强制性的法律法规规范人员行为,并通过采取相应的严惩措施,端正社会风气,并以此来确保档案工作的顺利实施;最后,提升档案资源的安全保密技术的应用水平。总的来说,档案信息安全保密工作的开展,并不仅仅只需做好上述两个两个措施,逐步提升其安全保密技术的等级才是工作的重点所在,而强化机密档案信息系统与机密电子文档的保密安全工作,又是重点中的重点。如在企业或单位网上发布档案信息之前,就需对其相关信息实施严格审查,切断那些涉及到企业机密或是知识产权的重要档案信息发布,并选择安全可靠的网站与传输载体,最大限度避免档案资源的泄漏。而在日常档案管理工作中,档案管理员就需具体结合档案信息情况,选择适宜的档案信息数据机密技术,如单密钥加密技术与双密钥加密技术等,以此为档案信息的安全与保密提供有力的技术支持[2]。
3 逐步提升管理人员综合素质
从某种意义上来说,档案资源信息管理效率的高低,很大程度上取决于管理人员综合素质的高低,因为不管人员本身对专业知识的掌握程度,及其管理水平的高低,都将作用于日常管理工作中,通过工作成效来反映,为此,切实提升档案管理员的综合素质就显得很有必要了。首先,对档案管理员实施必要的教育培训,使之熟练掌握各种有关档案管理的专业知识,学习各种现代化的管理办法与档案管理技能,用以不断提升知识的档案信息管理与开发能力,要善于学习与分析,迎合社会发展形势,认真分析新事物的发展;其次,还需积极组织档案管理员集中学习各种现代化、信息化技术与手段,因为伴随信息化时代的来临,办公自动化与档案信息的电子化,俨然已经成为了新时期档案信息管理的一个重要发展趋势,而在这样一种形势下,档案管理员只有不断提升自身专业知识与计算机应用管理水平,才能迎合时代的发展需求,成为社会所需的复合型人才,用以推动档案事业的可持续发展[3];最后,,还需培养档案管理员的责任心、爱岗敬业的精神与一切为客户服务的工作态度,使之能够为客户提供更优质的档案服务,并要求其掌握相关的法律法规,以做好档案信息资源的保密维护工作,从而为档案服务功能的全面发挥提供奠定坚实的基础。
4 突出档案资源的维护管理工作
对于档案资源,不可避免的会出现借阅情况,而在资源借阅中就会出现资源丢失的轻,从而对单位、企业与国家造成相应影响。为此,档案管理员需意识到自身工作的重要性,严格参照相关流程操作,如资源外借时,需获得领导的签字,归还时需做好相应的检查工作,确保资源的完整性,而后将归还资料归位,便于资源的再次借阅与科学管理。同时,在档案资源存储中,也需参照相关规则进行,确保存储地的通风、干燥与整洁,定期或是不定期的打扫档案室,及时清除室内的灰尘与虫子,以免造成档案资料的损坏,一旦出现资料损坏情况,必须及时处理[4]。
总而言之,档案资料管理,不管是对国家、企业,还是单位、个人,均有着重要意义,是档案管理工作的主要构成部分,是进一步提升企业与单位管理质量与效率的重要依据,真实反映了历史、企业与个人的面貌。为此,在日常档案资料管理工作中,必须逐步强化各级人员,特别是档案管理员对档案管理工作的重视,就档案资料管理知识与相关技术对其展开相应的教育与培训工作,使之逐步树立档案管理意识、档案资料收集意识与档案资源服务意识,从而为档案资料的管理奠定人员基础;重点突出档案资料袋维护与安全保密工作,确保档案资料的准确性与完整性,最终从整体提升档案资料管理的水平,实现档案资源利用价值的最大化发挥。
参考文献
[1]牛妮.在网络冲击下图书资料信息管理工作的实施[J].赤子(上中旬),2014,(15):259.
[2]郑伟华.浅谈档案资料管理存在的问题及对策[J].黑龙江史志,2014,(19):216.
[3]靖冬超.浅谈档案资料管理存在的问题及解决办法[J].办公室业务,2013,(14):42-43.
[4]付航,孙逊.基于管理系统的档案资料管理模式探讨[J].科技档案,2014,(01):6-11.
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