作者：尤永芝 | 字数：2953 | 阅读：

摘 要：化工院校档案管理应该以主动服务和协同共赢为思维，从协同管理思想指导下来解决档案管理中的问题，以改进和提升高职院校档案管理工作。本文将结合我单位特点，从档案管理模式探索中提出必要的对策和建议。

关键词：化工院校；档案管理；问题；对策

从1985年《中共中央关于教育体制改革的决定》提出“积极发展高等职业技术院校”，到1999年党中央、国务院在《关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》中首次提出“大力发展高等职业教育”以来，高职教育走过了 20 多年的发展历程，形成了包括高职、高专和成人高校等多种形式的以培养应用型、技能型人才为主要目的的高等职业教育体系，其中尤以高等职业院校发展最为迅猛。河南化工技师学院建于1978年，地处七朝古都开封市，是河南省唯一一所省属公办国家级化工类职业技术院校，也是河南省培养中、高级化工技能专门人才的重要基地。结合我院档案工作发展现状，以协同管理思想为指导，提出推进档案工作与高职院校工作协同（深度融合）为主线的发展策略。

1 开展档案管理工作的重要性

高职院校中的档案主要来源于高职院校的各项工作中所产生的各种文字、图片、表格、影像等各种不同形式的记录，例如高职院校的常规管理、教学、教研活动、学生管理和学校综合管理等。高职院校档案是高职院校在从事各项教育工作和活动中所产生的各种文字、图片、音像、表格等各种不同形式的材料和音频。包括涉及高职院校的管理、教育教学、仪器设备、校园文化建设、教学研究等各种门类和载体的档案，可以真实地记录了高职院校发展的历史面貌。高职院校档案所记载的信息中所反映出一个高职院校真实的一面，对于高职院校而言是非常重要的信息来源。通过高职院校档案管理，高职院校管理层可以为此做工作总结，发现工作中存在的问题，并相应的提出解决措施，对促进高职院校的长远发展有着重要的作用。通过对档案的分析，可以对高职院校教育教学工作等方面演变和改革情况有一个更加清晰的认识，为高职院校今后的发展提供借鉴和依据。

2 高职院校档案工作存在的问题

多年来，尽管档案主管部门积极推进各级各类档案机构的规范化建设和达标升级，但许多高职院校档案工作落后的状况长期未得到根本改善，许多高职院校档案工作中存在以下普遍问题。

2.1 高职院校档案管理的服务意识较差和部门之间缺乏配合

高职院校进行档案管理工作的目的是更好地为教学服务、学生管理、高职院校的发展建设。但是，高职院校的档案管理却经常忽视了这一目的，具体表现为：一是经常遗失一些材料和档案，为老师和学生带来很重要的麻烦；二是学生档案材料内容不统一，规范性较差，档案材料质量不高，利用率较低。学生材料主要是各系各辅导员管理，没有统一的要求，大多数材料基本上是一些由个人填写的判断式材料为主（如毕业生登记表），全面反映个人各方面素质的客观分析性材料较少；从而影响档案材料的真实性、完整性，使档案利用价值大大降低。在高职院校里，档案管理部门往往会被边缘化，高职院校各部门之间对档案管理普遍缺乏配合意识。

2.2 “硬件”投入不足和“软件”建设严重滞后

随着国家对教育的大力支持，很多高职院校的条件设施有了明显改善，但在硬件投入上相对较少，特别是“六防”（防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防高温）设施不到位，档案的服务能力低，效率低下，档案的管理手段落后，制度建设不够健全，也影响了高职院校档案工作的发展。

2.3 档案室档案的存放存在“散”、“乱”现象

档案的随便存放和一些档案并没有采取相应的保密措施除学生学籍档案和少数文件外，其他业务档案的存放大多数分散在教务处、人事处、财务处、学工处、各系部及个人手中，没有得到集中管理。

3 创新高职院校档案工作的策略及措施

创新既是民族进步和国家兴旺的动力，高职院校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会。以创新管理思想为指导，加强协同为主线，把档案工作深度融合到高职院校的各项工作当中，才能促进高职院校档案管理规范化和科学化水平。

3.1 加强高职院校各部门之间协同合作

加强高职院校各部门之间协同合作就是指档案工作在高职院校各部门共同协作下，由档案管理协调处理完成。一是加强档案管理与学校各部门的文件管理工作相协同，让档案管理规范和标准融入文件管理有关环节过程之中（实现所谓的“前端控制”），同时进行有关工作流程的整合和优化。二是让档案工作深度融入高职院校管理体制之中，与学院同步协调发展。三是做好主动服务，在挥档案资料的参考价值和凭证价值的同时，通过做好档案资料与其它部门对接，以确保档案工作的正确无误。

3.2 把档案工作融合到高职院校工作各环节

为了使档案工作更好的融入高职院校工作的各个环节，可以采取以下措施：一是要加强宣传、举办展览、座谈会等形式捕捉本高职院校档案工作的新亮点、新特点，使广大师生认识到档案的重要性；二是要运用各种先进的技术手段和网络软件利用，提高档案工作的管理效率和服务水平；三是要加强领导，制定和完善各种档案机制，必须做到有领导抓、有机构管、有专人做，真正做到议事有位置、计划有内容、经费有保证、管理有措施、质量有提高；四是要把档案工作纳入高职院校发展规划和年度工作计划、纳入学校管理制度和有关人员的岗位职责、纳入校领导议事日程，档案工作经费纳入学校当年预算，确保“人、财、物”的到位，档案部门参加学校重要计划工作会议，参加学校科研课题、设计项目以及产品的评价、监定会、参加学校基建工程竣工验收工作、参加重大仪器设备开箱验收工作。

3.3 加强档案工作的协同管理

加强档案工作的协同管理，就是要对档案立卷归档工作（甚至包括公布利用环节）的流程、规范与文件管理工作有关流程进行规范整合和协同，对文件的起草、形成、审核、签发、执行、更改、归档过程进行控制。具体操作步骤如下：1.熟悉档案管理的有关流程、规范，各部门（工作流程中有关）文件管理流程、规范；明确和熟悉档案收档范围；2.分析现有工作程序、流程，按档案业务规范和协同管理降本增率需要，将之合理地简化、整合、增加、调整之后，建立针对文件管理与档案工作协同管理的一套业务流程（工作程序、岗位职责要求）和共同遵守的规范（公文制发要符合归档规范），确保文、档协同管理的工作机制程序化、制度化；3.根据高职院校根据自身特点制定具体流程（例如，，收到上级文件登记手续完后即到归档手续；给各有关单位建立获奖登记簿，获奖材料纸质文件与电子文件同步归档等等）。

3.4 创新档案管理工作机制

要创新档案管理机制，就要打破呆板的档案管理思路和陈旧的管理格局。档案管理的最终目的是利用，因此，档案管理工作者要“坚持以人为本，服务至上”为原则，为利用者提供优质服务，这对档案工作提出更高的要求，首先要加强自身建设，熟悉档案业务，要有扎实的档案专业知识，如档案文献编纂学、档案保护技术学、档案缩微技术学等；其次要提高素质：一是提高政治素质，二是提高业务素质，三是提高能力素质。

参考文献

[1] 雷艳玲，郭华梅.高职院校档案管理模式探析[J]. 云南档案. 2011（01）.

[2] 陈雪芬.论提高高职院校档案管理人员的素质[J]. 大学教育. 2013（19）.