摘 要:阐述了信息化时代要求档案管理必须实现信息化的管理方式,高等院校的传统的档案手工管理方式,已经不能适应信息社会对档案信息资源的需要,则提出了加快高校档案管理信息化具有重要的现实意义以及信息化过程中注意的问题。
关键词:高等院校;档案管理;信息化;建设
“将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”[1],这是2008年9月1日起颁布施行的《高等学校档案管理办法》对高校档案信息化建设提出的明确目标。
高校档案管理信息化建设是指在档案管理工作中利用现代计算机技术、网络技术、信息技术,把文字、图纸、声像、表格等档案资源信息进行处理、管理、开发等,利用现代高校计算机技术,网络技术,信息技术有效利用和共享,为社会发展提供现代化的服务。档案信息化管理建设是高校档案管理的一个质的飞跃,是高校档案管理的一个迫切需要和高校档案管理建设和发展的必然选择。
1 引言
1.1 高校档案数量急剧增加,是适应档案管理的需求
高校档案分党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事等许多类别和科目,由于高校的建设规模快速扩张,以及一些高校管理体制改革后的机构的先后进行合并调整,加上大量二级学院的建设,档案数量的急剧增加,这些因素都促成了高校档案的信息化管理。
1.2 提高高校档案管理效率和使用效率。
丰富的档案馆藏使工作人员劳动强度越来越大,档案归档的整理、管理,分拣,分类,编目,保存,办理调阅手续、回收、再保存、再利用保护工作等繁琐的程序,传统手段已经无法圆满完成,管理创新已经成为一种必然。国内唯一采用数字处理,信息服务网络档案传输等技术手段进行资源采集,处理 以及传输,接入,各方和最终用户之间的档案信息化管理的交换信息化,可以大大提高档案管理的效率和使用效益,大大提高了档案的重复使用效率。可见高校档案信息化管理建设是实现档案管理现代化的客观要求。
1.3 可以为高校档案管理降低成本,提高经济效益
实现档案信息化管理后,电子文本档案可以复制和重复使用,从而节省了档案管理开支资金,提高了档案再加工的经济效率。手工档案管理需要大量的成本,但现在,使原始的档案管理通过财政需要拨出更多的资金,很多地方财政都难以支撑。只有通过档案的信息化管理,它才可能以最低成本达到高校档案管理的最高目标,极大地节约人力与财力,减低管理成本,提高使用效率。
1.4 档案信息化管理是高校档案工作的必然选择
高校档案管理信息化建设是数字化校园建设的重要组成部分,也是国家建设的重要组成部分,应纳入国家信息化体系。高校档案管理信息化建设必须以档案网络建设为基础,档案信息资源建设为核心,以档案信息化资源开发利用为目标,加快档案资源数字化信息管理规范化,档案信息服务网络建设,极大地促进了高校档案事业发展,也符合国家的数字化校园建设的要求。
2 高校档案信息化管理建设的基本管理体系
2.1 高校档案信息化管理提供服务的流程分析
首先,我们举一个高校档案信息化服务的应用实例。某高校远离本部档案馆的二级学院新建一座图书馆,其图书馆排污管道需通过校园主干管道接入。图书馆处于密集校舍区,四周密布管道且已建成四年。该学院基建处处长利用学校档案信息化管理,以授权口令在学校基建类档案市政工程子目下查阅到校区管网综合图电子文档,很快设计出排污管道路线图,避开了原有自来水、燃气管道,利用周边道路将图书馆排污管道顺利接入了校园主干管。从上述实例,我们可看出,高校档案信息化管理提供服务是一个由硬件、软件、系统维护者和使用者构成的一个完整流程。我们可从以上流程反馈的各个环节入手,采取恰当的对应之策来建设好高校档案信息化管理。
2.2 加大建设专项投入,实现档案“数字化传递”
信息建设经费的投入,是切实做好高校档案信息化管理一个很好的策略。先进的数字处理技术、网络技术和通信技术为高校档案信息化管理和建设提供了基本技术支持,提高高校档案信息化管理建设专项投资,发展了新的信息管理平台,推动新高校档案信息化管理平台就是将高校档案利用计算机信息处理技术进行采集并以数字化形式分类存贮后,利用校园内局域网和计算机联机服务设备进行传递,在保证数据的完整性和安全性的前提下,使用户能以智能检索为手段同步访问同一个档案数据库,从而实现档案资源共享的这样一个系统集成。高校档案信息化管理平台就是学校档案信息资源与学校公共信息传递系统结合而成的一个计算机服务平台。
2.3 档案信息化管理过程中应注意的几个环节问题
(1)计算机管理系统的建设。高校档案信息化管理首先应完成采购档案的计算机管理系统。它包含扫描仪、数码摄影机、音视频设备等各类输入设备,打印机等输出设备,服务器等中枢设备,联机设备,网络通信设备,终端查询设备等,并配以各种档案支持软件,这是实现数字化网络传播的前提,是高校促进档案信息化管理的物质基础。
(2)按照信息化管理规则和标准进行档案管理。为了使数字归档允许使用熟悉的方法和应用,以用于查询用户搜索,然后存档收集,整理,分类,编目,存储和访问,必须进行按规定和标准的信息管理。计算机编码标准格式必须与终端应用软件,使原有电子记录档案和目录应该是“一对一”。按照既定的规则准备,模块化的硬件系统有助于保持低故障率,降低维护成本,信息存储单元化将满足数据库的不断扩展和分级授权的需要,电子档案存贮备份系统应与主系统分开放置以防止同时毁损。按信息化的管理平台标准和规则,实施档案信息化管理后,档案管理将开始由被动值守向主动快捷服务的方式进行转变。
(3)加强档案管理队伍建设。档案信息化管理的关键是人才。通过加强培训和教育,造就了一大批复合型人才的重要性,已经受到了广泛的关注。档案信息化管理骨干的队伍,是一支计算机技术团队,提高他们的素质水平直接影响信息化水平。
(4)保证信息网络的安全。保证网络安全,档案信息化管理建设中必须引起高度重视的问题。它能使信息的利用更方便,同时也带来安全信息。网络的物理安全,是保护计算机网络设备、设施、其他媒体等免遭火灾、地震、水灾等环境事故以及人为操作错误、失误及各种其他计算机犯罪行为导致的破坏过程。计算机病毒应该说是现今网络业发展中的最大危害,防不胜防。因此,我们要时刻防备病毒袭击,日常做好档案的备份工作,以防遭来不测。但是很多部门普遍缺乏基本的备份系统。尤其是基层档案信息化网络,,在建设过程中,由于资金的限制或为了节约资金,没有进行同步建立备份系统,建设完成后也没有随着产品的安全状况对系统进行定期升级,导致系统长期存在安全漏洞,一旦发生安全问题则难以及时恢复。因此,档案信息网络的安全问题必须引起足够的重视,馆库安全是安全问题的重中之重。
总之,高校档案信息化建设具有丰富的内容,具有广阔的发展前景。二十一世纪的今天,信息化已成为经济社会发展的一个非常重要的标志。随着信息化社会的到来,信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色,高校档案现代化管理和信息化建设,已经成为高校档案事业发展的必然趋势。
参考文献
[1]中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》。
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