摘 要:加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。档案标准化和规范化是档案信息化的前提和条件,自动化和数据库建设于整个水平的提高,档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套的复杂系统工程,系统建设发展到目前阶段,研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策,是十分必要的。
关键词:档案信息化;标准化;规范化
加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代,但真正有计划地建立自己的系统是1985年。经过艰苦创业,初步建成了文书档案处理系统,使系统不断向信息管理的目标推进,其装备水平和应用水平逐步提高。“九五”规划之“金信工程”,为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备。
档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套的复杂系统工程,系统建设发展到目前阶段,研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策,是十分必要的。
加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用,离开推进应用水平的提高,就脱离了实际。加强管理的指导思想,一是要积极进取,开拓创新,争取条件采用先进技术;二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性,统筹兼顾,全面安排,调动各方面的积极性;三是要从现实出发,循序渐进。如何提高应用水平,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析存在的问题,寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题,阐述个人的一些看法。
1 推进自动化,必须提高档案标准化、规范化水平
目前,档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱,这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏,而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃,它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是:档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案自动化建设,,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
2 自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
3 有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础,是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点,数据库经验中最主要的有:领导重视,统一认识,坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合;面向应用,建立“活库”,以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”;突出重点,由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来,通过网络联接形成开放的分步式数据库群,将使自动化系统效率大大提高一步。
4 慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前,对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机?工作站、服务器?性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下,选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的,应当推行适应的先进技术,使经济效益的合理性和技术的先进性相统一,技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大,但现实的需求又往往跟不上,宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别,因此不断发生买了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展。
参考文献
1、秦海萍;;关于档案数字化的编制及其保存方法[J];河南图书馆学刊;2010年06期
2、张雅琴;王桂华;;试谈高校档案数字化[J];兰台内外;2011年01期
3、胡明华;;论档案数字化对档案保护的重要性[J];黑河学刊;2011年06期
4、方芳;;馆藏档案数字化工作实践及认识[J];黑龙江史志;2011年07期
相关推荐
[李爱菊] 浅析低保档案的特点及管理
[关力] 浅谈计算机软件在电机结构设计中的应用
[夏宏雷] 浅谈还原卡在高校计算机实验室中的有效管理
[胡晓红] 浅谈新时期企业专利档案的管理与利用
[夏菲] 机关档案室电子文件管理问题初探
[张羽] 从中国科学社史料整理看档案价值链的构建
[王晓丽] 浅谈转型时期公共图书馆馆员的作用
[邵智愚] 浅谈家庭电子邮件档案管理的意义
[贺璐] 浅谈企业档案鉴定工作
[武泽淼 张馨元] 浅谈民营企业档案信息化过程中的问题与对策
[吕兵] 从女性主义翻译观视角浅谈译者的主体性
[曹娟 王慧 顿丽] 浅谈设计中的装饰
[李晓英] 医院流动人员人事档案管理之实践探索
[曾凌] 中学教职工人事档案管理现代化分析
[覃珏] 浅析新时期事业单位人事档案信息化建设