作者：包蕾 | 字数：3051 | 阅读：

摘 要：本文从高校公寓采购现状入手，分析高校公寓管理采购存在的实际问题，提出相应的解决方法和改进建议。从而实现明确采购职责部门，落实相关采购执行办法，并完善后续供应商管理和评估的流程，以实现校方和供应商双赢的目标。

关键词：高校采购；高校供应商管理

1 高校公寓供应商管理现状

1.1 高校公寓管理现状

有统计数据显示，2004年到2010年间，我国共毕业大学生3321万人，平均每年以15%的涨幅递增。如此多的毕业生，也给高校后勤管理，特别是高校公寓管理带来了新的挑战。这么多的在校生，如何让后勤服务每天平稳、有序、保值、保量的完成，以及如何让这些在校大学生有一个舒适、整洁的住宿环境，都是萦绕在后勤部门、公寓管理部门眼前的重要问题。

1.2 高校公寓供应商管理现状

数量众多的在校生，每天的吃、穿、住、行都是一项大工程。如何保障各种物资充足有序的进入校园，如何为学生及时、足量的提供各种公寓用具等物品呢？目前高校的做法是，大宗、高值物品，由政府部门或者学校官方统一出面，组织各种招投标项目，通过招投标的管理，来选出合适的供应商，并由这些供应商根据学校的要求，提供相应的物品。对于价值较小的、比较零散的采购，则由校方、或是相关使用部门，直接提出采购申请，得到校方相应管理部门授权后，由相关部门负责直接采购，然后交付给使用部门。算的上是一种并行的两轨补充制度，在大多数需求单一、变化不大的情形下，可以满足高校的日常需求。

2 高校公寓供应商管理不足

然而，随着高校招生规模的不断扩大，在校生人数的快速递增，这种相对平稳的并行的两轨补充制度，已经逐步无法满足高校后勤实际管理工作的需要。以下从三个方面来简要陈述现行管理模式的不足之处。

2.1 牵头管理部门不明确

作为高校工作人员，在工作中肯定有遇到过这类情况。因为某项活动或者某件事务，涉及到需要临时采购某样物品。然而这项物品属于比较新颖的。这个时候，查找采购的物品大类，找不到相关分类，找校方相关部门去申请吧，但是，找了几个部门下来，这些部门都认为，这样物品不属于他们所在部门的采购范围，或者说他们也没有权限采购这项物品。那么作为使用部门，正急需该物品来完成一项重要的活动或事件，拖不得，只好使用部门自己打申请，一级一级的向上申请采购。流程是都符合相关规定了，但是时效性是否能满足使用部门的实际需求，那就谁都不得而知了。

2.2 招投标模式实际执行效率不高

目前国内高校根据规模大小，普遍采用以下两种招投标模式，即兼管模式、分散模式。所谓兼管模式，，采取此模式的高校是由学校招投标办公室（虚拟机构）进行牵头，使用部门需要采购或招标必须向招标办公室汇报集中，然后由招投标办公室指令由某个职能部门负责牵头进行招投标，其后续工作由职能部门和使用单位负责完成。这种模式有利于宏观掌控的灵活性，但不利于管理，特别是后续工作难于掌控，往往会使之失控。就如上文所举案例，使用部门实际要采购时，发觉没有任何部门愿意承担采购责任，只能一级一级向上申请，希望最终由负责兼管的校方招投标办公室来进行委派牵头。

第二种，分散模式。采取此模式的高校，既没有招标采购的专门机构，也不是由某一职能部门集中负责，而是根据业务所需，不同采购项目由不同的职能部门负责：仪器设备采购由实验室与设备管理处负责，图书资料采购由图书馆负责，教材采购由教务处负责，家具和后勤采购由后勤处负责，基建和维修由基建处负责，医药采购由校医院负责等。采取这种模式，有利于管理上的灵活性和采购工作的针对性，但其过于分散，有一种各自为政之嫌，不利于调控，也给招投标的监察工作带来一定困难，一旦碰到有跨部门的协同采购，那么事情将很难推进。最终还是需要交由校方更高层次的管理部门来指派任务。

2.3 供应商管理和评估流程的缺失

由于是高校采购尚处于各自为政的情况，相应的完成招投标，实现采购目的之后，对供应商的管理和评估，基本处于缺失状态。大多数采购人员对供应商的想法是，就是一锤子的买卖，哪怕本次中标的供应商做的再好，下次采购也不可能让不是最低价的供应商中标。采购人员抱着不行就换，反正只要是最低价中标的原则得到实施就行的态度，自然不会关心供应商中标之后的表现和未来的提升。不仅对供应商不利，不利于供应商追求改善，提供高质量服务，也不利于学校压缩采购成本，实现最优化的采购，即在此价格区间内买到最高质量的产品。这种招投标模式，只追求价格的最低，必然带来产品质量的下降与服务品质的缺失。

3 高校公寓供应商管理改善

针对上述列出高校公寓采购中存在的问题，笔者作为高校公寓管理人员，尝试找出一些解决方案，以提高相应的管理实践效率。改进方案如下。

3.1 明确采购责任部门

对于采购牵头部门职责不明的问题，只能依托于校方管理层将管理职责进行更明确的划分。在集中采购归口部门明确的前提下，各部门可以负责自己相关使用零散物品的采购。如果遇到跨部门或者归类困难的物品采购情况，则须由校方制定处理意见章程，或召开临时采购决策会议，以尽快解决使用部门的需要。

又或者，可以考虑学校全年度的采购总金额，考虑是否有必要设置专门的采购机构。例如武汉大学采购与招投标管理中心，中国海洋大学招投标管理中心都设立了独立的采购机构。不仅有独立的编制和运营经费，并且还兼有管理和服务的只能，全校所有的招投标工作都由此部门统一负责，统一运作，也就不存在部门之间采购范围无法界定的问题。这种模式有利于管理，也利于责任归口。同时，由于招投标人员的稳定性，可以对招投标之后的供应商管理和评估，进行跟踪考察，以确保每年采购的物品和服务质量都比上年度有提升。

3.2 根据实际需要，制定符合本校、本部门实际的采购模式

在明确了采购责任分配与归属后，校方可以考虑根据本校实际情况，制定相应的采购一揽子计划。例如校方可以统计过去几年的采购历史数据，将采购的所有物品根据使用功能或是其他指标，分成若干个大类。对于每个大类，给予不同的重视程度，也就是不同的实际处理方法。例如高值耐用品，校方可以组成专门的工作小组来临时开会决议，并责成相关人员随时追踪进度，以周报的形式抄送给各会议成员。一旦有需要，会议可以随时举行。对于低值易耗品，可以考虑是维持现有各部们重复直接采购的模式，还是考虑外包给统一的第三方供应商，又或者交由某个部门统一汇总全校月度需求数据，统一前往采购。这都可以根据学校自身的情况与偏好来选择，在校方制度允许下，只要能让各部门合理需求得到最快最有效的满足的方式，就是可行的。

3.3 供应商分类，并按类制定不同评估管理方法

对于采购来说，招投标只是开始，真正的工作重心是供应商的管理和评估。只有长期合作的供应商，才可能最大限度的配合学校，才可能提供最符合学校要求的产品与服务。在招投标结束后，学校相关部门应组织对供应商进行分类，并对每类供应商制定相关的管理和评估标准。例如公寓用品，床、书桌、板凳等，都是长期使用的耐用品，绝非一锤子买卖的轻松任务。相关责任部门可以定期统计这些用品的使用状态、质量情况，并及时向供应商反馈，要求对方整改。这些对供应商管理和评估的要求，都可以写入到招投标合约中学校也可以设置供应商评分体系，对现有的供应商进行评级，一旦分数低于某个底线，则取消该供应商下年度投标资格。长久的合作，才是对校方和供应商都有利的模式。

参考文献

[1]胡芳.探究高校采购模式.中国现代教育装备.2007，04.