作者：赵泉 | 字数：4018 | 阅读：

摘 要：本系统适用于小型连锁超市，主要是从总体上对合同进行管理。其主要功能包括合同资料管理、合同权限控制、合同成本管理、合同价格管理、合同审批管理、合同跟进管理、合同统计分析、合同评价管理以及系统管理等。本系统界面友好、直观，操作简便，系统中的多级权限管理等也可以保证数据的安全可靠。

关键词：连锁超市；合同；管理信息系统

The development of contract management system for small supermarket chain

Zhaoquan

（liaoning University of International Business and Economics，Dalian 116052，china）

Abstract： this system is suitable for small supermarket chain， mainly is the management of the contract as a whole. Its main functions include data management， contract contract contractauthority control， cost management， contract management， contract management， pricemanagement， contract follow-up contract， contract management and statistical analysis ofevaluation system of management. The system has friendly interface， intuitive， simple operation，system of multi-level permissions management can ensure the data security and reliability.

keyword： supermarket chains； contract； management information system

超市是目前很常见的一种销售业态，其发展非常迅猛，而小型连锁方式的超市，因其独特的优势，发展的就更加迅速了。对连锁方式而言，一个好的管理信息系统，是其管理过程中不可缺少的重要工具。

1 系统分析

小型连锁超市合同管理系统主要是对超市的各式合同进行管理的，是对超市所有合同的整体管理。它只针对总店或地区中心进行合同管理，其目的一是统一管理的需要，二是查询和使用方便。

小型连锁超市是统一采购，分别配送的，在这种情况下，合同的签订和执行都是在总店和中心层面的，这种性质和工作流程决定了合同管理系统的基本需要。

其次，做为一个系统，合同管理系统只是小型连锁超市管理系统的一部分，这也就决定了合同管理系统更多的只是资料层面的管理，只是对一些具体内容进行简单的设定。并不能代替各具体工作中合同的签订。小型连锁超市合同管理的基本流程如图1所示。

图1 合同管理业务流程

合同管理通常要经过合同策划和调查，进而初步确定合同对象，通过与合同对象的谈判，拟定合同文本，在双方审核通过后正式签署并开始履行合同。与此同时，合同要分送相关部门，经便执行和监督。在没有发生合同变更、转让、终止、纠纷等情况下，合同执行完成，合同归档保管，同时要对整个执行情况进行评价。

上述流程，对于初次使用，，也就是同对方初次签订合同是有效的，如果是多次签订，则此流程会有所变化，至少合同策划和调查就不再需要了。

综上所述，合同管理经过了准备、签署、执行和总结四个阶段，从中可得出其基本功能如下：

（1）整个合同管理是一个完整的过程，且过程相互关联，不可所缺。

（2）审核是必不可少的，这贯穿合同的全过程，且流程不可废，也不可颠倒。

（3）在合同管理中，要严格按流程执行，在系统中，必须强化权限管理。

（4）总结是需要的，这不仅仅是流程的需要，也是今后合同再签订的需要。

2 系统功能

小型连锁超市合同管理系统具有合同资料管理、合同权限控制、合同成本管理、合同审批管理、合同价格管理、合同跟进管理、合同统计分析、合同评价管理和系统管理等功能，具体如图2所示。

图2 合同管理系统功能图

2.1 合同资料管理

合同资料管理包括合同范本管理、合同制作、合同资料导入导出和合同打印、合同附加条款管理等功能。

合同范本主要包括标准的合同文本，如员工聘用等；以及本单位已使用过的合同经评定后转为范本的。合同的范本管理又可细分为合同范本生成，包括添加、删除、修改等。范本导入，若格式相同则直接导入，否则格式转换后导入。合同范本输出，实际上，这是导出和打印的综合。合同范本查询，方便使用者查找相应范本，在实际做的过程中，按具体情况进行了细分。合同附加条款管理是针对在范本上增加的条款而设的，通过合同编号把它们连接起来，简要说明则说明使用的具体情况及大致要求，具体条款则是指条款本身，通过这种模块化的方法，尝试在某些合同中进行模块化的添加。

合同制作用于生成新的合同，有两种方法，一是以范本为基础，生成新的合同；二是用范本及其附加条款生成新的合同；三是直接做一个新合同。

合同资料导入导出主要包括合同资料的导入，刚签订的合同就在此导入，这是资料，不是范本，只有经过评定的合同才能成为范本。合同资料的导出可以以电子版的方式实现，也可以是打印版。

合同资料查询从多方面多角度提供了对资料的查询功能。

合同资料打印提供了一个打印的功能，也可以批量打印。

2.2 合同权限控制

合同权限控制是合同管理中的一个重要功能，通过此功能，可以控制各种权限，以保证整个合同的顺利实施。具体的合同权限控制包括：查看权限控制、修改权限控制、删除权限控制、打印权限控制、拷贝（复制）权限控制、审批权限控制、导出权限控制和统计权限控制。

2.3 合同成本管理

合同成本管理是控制成本和管理费用的。具体如下，合同成本核算、合同毛利核算、合同毛利率核算和合同费用管理。合同费用管理包含了合同费用返点，相关费用等，可分段和按进价计算。

2.4 合同价格管理

合同价格管理对合同中所涉及的商品的价格进行管理，它不仅需要与以前的同种商品进行价格比较，还需要对历史价格进行关联，以确定是涨价了，还是降价了，亦或是价格未变。另外，还要考虑本店的价格策略。因此，其基本功能包括：历史价格查询、历史价格比较、历史价格关联、价格策略关联、录入价格控制和审批价格控制。其中录入价格控制和审批价格控制是权限控制。

2.5 合同审批管理

合同的审批是在各具体环节中进行的，例如，采购合同的审批在采购管理中。而我们这里的合同审批管理更多地是一些定义。具体如下：合同审批流程定义、合同审批级别定义、合同审批金额定义、合同审批人员定义，以及合同审批自动提醒等。

2.6 合同跟进管理

与审批管理类似，合同跟进管理也是在具体环节中完成的，而我们这里的管理，是一个总控或者监控，它与具体环节的关系就像是采购员与采购经理的关系一样。具体功能如下：跟进模板定义、跟进查询（含历史跟进记录查询、跟进情况阶段查询等）、跟进控制（跟进记录修改、删除等）、合同到期提醒、合同跟进分析等。

2.7 合同统计分析

合同统计分析是多方面的，其输出可以是报表，也可以是报告。

2.8 合同评价管理

合同具体评价是在各环节中完成的，跟进即是监控，也是评价的需要。其具体功能如下：合同总结查询、合同评价流程定义、合同评价指标定义、合同评价结果查询。

2.9 系统管理

系统管理主要是对系统的总体管理，包括合同编号定义、合同流程定义、合同分类定义、打印模板定义以及密码修改、系统说明等。

3 相关问题

3.1 合同种类

小型连锁超市的合同可以以纸介质的方式出现，也可以是电子介质的，即电子版。按合同的具体类型可以分为采购合同、销售合同、加盟合同、员工聘用合同以及配送合同等。合同种类不同，其内容也不尽相同。

3.2 本系统定位

本系统主要用于对合同资料的管理以及对合同管理的基本设定。它是对合同的总体管理，单一合同的策划、签订、执行等都是在各具体系统中。例如，采购系统中就有一个采购合同模块，它包括了采购合同的生成、签订、执行、监控和归档等全过程。可以这样说，合同的具体规范由本系统决定，而执行是各系统的事情。

3.3 数据

本系统的定位决定了系统数据是有冗余的，有些数据与各具体系统是重叠的。这是无法避免的事情，只能在设计时尽可能地压缩数据。另外，合同多是以文档的方式出现的，这也决定了本系统的数据以文档居多。在实际应用时，我们应该更多地使用合同编号，把它用好用足。

3.4 合同评价

合同评价也称合同总结，分为定性和定量两种。定性是目前常用的，即在合同执行或完成后，写份总结报告留存。定量评价是一种理想化的评价，我们在此的设想是对已有的正在执行和执行完了的合同进行量化评价，为以后做好准备。例如，在采购中，对供应商的合同执行情况进行考核评价，有助于我们更好地筛选供应商。但目前最大的问题是评价指标体系的确立。

小型连锁超市合同管理系统主要是对超市的各式合同进行管理的，相信它的使用，会使小型连锁超市的合同更上一层楼。

参考文献

[1] 黄奕天.财务专项合同管理系统的开发与应用[D]. 电子科技大学 2013

[2] 王续鹏.高速公路合同管理系统的设计与实现[D]. 湖南大学 2012

[3] 姜淋译.企业合同管理系统设计与实现[D]. 吉林大学 2011