摘 要:由于网络的大量普及,使得档案信息服务也呈现自己的特点,档案信息资源整合成为信息化发展的必然。本文通过分析档案信息资源整合的一般方法与基本步骤,提出强化档案信息资源整合的意识,树立整体理念,并注重标准化的档案信息资源整合,提出网络时代,档案信息资源整合的有效措施和方案。
关键词:网络环境;档案信息;资源整合
信息化时代,档案管理也要采用新措施来实现档案信息资源的数字化,数字档案馆建设应该是对档案信息资源进行整合,充分了解信息资源中的内涵,实现档案信息的网络化以更加便于管理。如果对于档案馆的信息资源管理只停留在简单的数字化转换,必将会影响信息资源的利用和共享。因此,加强档案信息资源的建设,关键是能够有效对档案信息资源进行整合。对档案馆的信息资源进行扩充,充分开发相关资源并进行整合,通过不同的网络技术将信息资源归类,使之能够得到最大化的利用。
1 信息资源整合的必要性
1.档案信息源扩大化。
信息源,顾名思义是指信息的来源,人们在生产活动和文化活动中所产生的原始数据的记录,并且对这些初始数据进行加工整理而成的可以被利用的成品。对于传统的档案信息源,主要是局限于档案馆的馆藏,但是在网络环境下,档案馆藏的信息资源来源更加广泛,从数量到内容都获得极大地丰富。根据档案信息资源的分布,可以将现在的档案信息分为现实馆藏和虚拟馆藏。现实馆藏主要是传统的档案馆的藏书,可以为使用者提供服务,主要包括档案文献、馆藏目录等等。而虚拟馆藏与现实馆藏相对应,主要是指利用网络系统可以共享的信息资源。从载体来看,传统的档案资源多为纸质版和实物,而如今,网络的使用使得网络环境下的档案除了传统的纸质,实物等常见种类,又增加了电子档案。网络技术极大地丰富了档案的信息服务,将档案信息源从有限扩大到无限,极大的丰富了档案信息的来源,同时也使得档案信息资源整合迫在眉睫。
2.档案信息资源内容多样化。
网络的大量普及使得档案信息资源的来源方式多种多样,内容也越来越丰富,涵盖了各个学科领域,不仅有多种语言,而且形式也多种多样。网络信息数量大但同时存留时间较短,更新速度快。由于种类不仅有电子文件,还有很多软件信息。非文本信息如图像、音频、数据库等以多种形式共存,,呈现出多类型、非规范、跨语种等特点。网络信息资源的多样化超越了传统的组织方式,能以不同方式进行表达。
3.档案信息服务对象广泛化化。
信息源的增多,内容的多样化也必然导致服务对象发生变化。因为网络环境下,档案馆是个共享的体系,必须保证所有能够上网的网络利用者能够享受信息。由于网络信息资源的使用者并没有任何限制,受教育程度也不同,覆盖了社会的各个领域,因此不同人群对网络的利用目的也不同。为了保证所有的人都能够享受到信息的服务,网络环境下对档案的服务对象呈现出广泛性,从空间、时间都进行了跨越。而网络环境为信息服务提供了一种比较便捷的服务方式,网络利用者可以通过网络检索自己的信息需求,档案馆通过网络检索,然后经过信息组织和整合形成信息服务产品,然后快速的传递给利用者,实现对利用者的全方位服务。因此,从这一点就可以看出,档案信息资源整合有很重要的意义。
网络环境不仅改变了传统档案信息服务的环境,而且由于网络信息资源数量大,种类多,形式多样,内容丰富,并且使用非常方便,其优越性是传统文献信息资源无可比拟的。通过数字化的信息资源存储,和网络化的传播方式,打破了传统档案文献在存储和传播方面的限制,使资源共享更加方便。但是,充分利用网络资源实现信息共享并不是一件简单的事。如果缺乏统一的控制,会使得网络信息管理混乱,质量也无法得到保障,分散无序的状态。由于网络自身的特点,信息资源分布不均,流通不畅等都会成为网络共享实现的障碍。因此,只有对网络信息资源进行统一的整合,实现资源的有序化才能最大限度的利用资源。
2 信息资源整合的方法、步骤和措施
进行档案信息资源的有效整合,可以使得多渠道不同载体的信息进行组合,形成一个统一的整体,更好地为网络信息利用者更好地服务。经过信息资源的有效整合可以强化信息资源,更好地发挥信息资源的作用,给利用者带来极大方便。
2.1 档案信息资源的整合的方法
1.分类法。分类法是根据概念或者种类不同进行分类,建立等级体系结构,然后通过综合分析进行组配。在网络环境下,分类法是采用规范化的树状结构,按照学科专业或领域进行信息检索,方便有效。这种方法能够适用多种方式的信息检索,包括文本信息和非文本信息等,因此是数字化信息资源整合的基本方法。
2.主题法。主题法是以语言为基础表达各种概念,并通过标识来间接表达信息之间的相互关系。这种方法是网络信息进行整合的主要方法,在检索中主要表现为关键字检索。
3.数据库法。这种方式是通过获得的网络信息资源的记录格式化存储,让用户通过若干检索路径,找到检索入口,从而享受到信息资源的服务。通过长期实践表明,数据库方法优点突出,具有可靠性和有效性,是实现信息资源整合与共享的最佳方法。同时,这种方法方便利用者能够快速的获取自己所需的信息,并且可以利用搜索引擎,集中网址,将网络信息资源进行分类提供给利用者,更便捷。
2.2 信息资源整合的内容和步骤
1.档案信息资源的集成化组织与整合。通过将信息进行初步整合可以实现资源的跨类型、跨载体以及跨时空的利用。由于信息资源的载体和信息形态都多种多样,形成互补共存的新格局。逐步实现资源在网络环境下的信息检索模式。
2.档案信息资源的整体化组织与建设。在初始化组织和整合的基础上进一步的进行整体化建设,形成资源的分布式管理、集成化的检索格局。并且通过网络软件,组成信息网络,实现资源共享和档案信息服务的网络化。
3.档案信息资源的深层次开发。进一步的开发和挖掘,完成档案信息资源从形式组织向内容组织方向的转换。让信息向自动化、集成化的方向发展。便于人们利用程序化的知识解决问题。
2.3 信息资源整合的措施
1.强化馆内资源整合与集成意识。在网络大量普及的今天,档案馆应该具有独特的整体效应,在实现资源共享的同时,进一步分工,使每一馆都有自己特定的作用,并承担一定的责任与义务。档案馆必须加大内部机构设置,并进行人员调整,突出工作重点,找准自己的特定分工融合点,利用优势来发展自己。
2.树立档案馆整体化理念。网络环境强化资源整体建设效应,整体化的服务理念逐步得到认可。在档案信息化的过程中,部门之间应该协调为一个整体,对网络信息资源进行有效整合。树立整体化理念,要求各机构树立全局意识与合作精神,强化分工协作。
3 结语
在网络环境下,实现对网络信息资源的有效整合,提高信息的利用效率,才能更好的满足利用者的要求。
参考文献
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