作者：刘惊春 | 字数：2938 | 阅读：

摘 要：人事档案管理在相当长的时期内，对单位和个人都有不可替代的作用。本文简要分析了人事档案的现状及存在的问题，并从人事档案达标整理、收集范围、信息化建设、监督管理、查阅利用等方面提出了一些应该坚持和完善的建议。

关键词：人事档案；信息化管理；达标升级；档案利用

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，与个人一生密切相关。人事档案具有全面性、真实性、客观性、动态性、机密性等特点，在生活工作中有着不可替代的作用。

1 人事档案资料现状

1、档案整理对人事档案造成一定影响。由于历史原因，各时期形成的档案资料尺寸规格不一，档案达标升级要求尺寸统一，造成人为的折叠、边条补丁修补；其次一些旧档案未考虑装订，文字靠边，打孔装订影响查阅，破坏原有的整体性。再是对入档标准松紧度掌握不一，一部分材料是归档还是撤档尺度不一，对撤销档材料没有登记备案。

2、从人事档案形成来看，档案资料大致分为文革期间、文革后到92年、92年以后。文革期间档案资料不少，但许多档案资料是那个时代阶级审查材料，在人事档案整理过程中被撤除了；文革后到92年之前大部分人的档案资料不多；92年之后因为工资改革、职称评定放开，形成大量的工资、年终考核、职称资料，可以说这是构成现有人员档案的主体。从形式上基本都是纸质材料，数字影像很少。

3、从人事档案内容来看，文革期人事档案反应的内容相对丰富，对人的评价全面到位，人员各异。92年以后，档案数量很多，但是内容千篇一律，形式固定刻板，尤其是工作及评价部分的内容格式化、模板化，不能全面反映人员特征，降低了人事档案的应用价值。

4、人事档案使用受其保密性的限制，使用人员和范围很小，基本限于档案管理人员、劳资人员，其最大使用就是办理退休手续。

2 人事档案存在的问题

1、投入不足，软硬件跟不上。人事档案要求做到库房、阅档、办公三分开，不少单位在一间办公室做出隔断来凑数。档案信息化管理要求做到内外网分开、双机办公，不少单位未做到。同时信息化管理仅是配备计算机，缺乏专业的软件系统支持。个别单位在防火、防虫、防盗、防潮、防鼠、防霉变的设施配备和日常管理上不到位。

2、管理人员素质有待提高。各个单位对人事档案重视程度不一，档案管理人员素质良莠不齐。一些单位还存在档案的查询借阅管理不到位，档案归档整理不规范，材料入档不及时、甚至丢失，材料归类不正确，销档手续不完善，销档材料乱堆等现象。

3、人事档案以存为主，没有发挥应有作用。我国明确规定：干部档案的目的是“历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部”。目前不少地方处级以下干部推行公开竞争上岗，有些地方过多重视对竞聘人员的现场表现考察，忽视了人事档案在干部选拔中的作用，人事档案作用被边缘化。

4、缺乏监督，审查不严，一部分内容失真。一部分中层领导、档案管理人员审查不认真，造成部分入档材料存在涂改、使用圆珠笔、前后内容不一等问题。在“三龄一历”专项审查认定后，年龄等不一致情况有所好转。

5、形成者与利用者的不一致性。人事档案的形成、收集按照处事公开原则、个人参与原则。在人事档案形成过程中，个人参与资料的书写、形成，但是从上交一刻起，就脱离对个人档案的监督管理。我国明确规定：“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”，这使得个人无法了解自己形成的资料是否进入档案，及处理、保管、利用等方面的情况。从而形成了个人的人事档案资料自己无法利用的局面。

3 加强人事档案管理使用的思考

1、提高档管人员素质，全员参与，全面提升人事档案管理水平。首先是保障档案室的软硬件配备管理，场所、防护设施到位，专人进行日常维护检查。其次档管人员要熟知档案材料的审查归类、管理、应用，能熟练操作计算机，利用档案对干部队伍进行分析，提供信息，还要有较高的思想政治素养。再次对全体职工，尤其是中层干部进行培训，让大家充分了解人事档案材料的归档要求，从源头上减少不规范的材料，让大家认识到人事档案关系到每人的切身利益，全员重视人事材料的形成；作为中间审查的中层人员，要保证材料真实，评语要避免官话、套话、千篇一律，尽量做到有针对性、客观准确，确保材料保质按期交档。另外要警醒一些私企职工存在的人事档案无用论的思想，加强私企、个企的人事档案管理工作。

2、构建管理信息系统，全面实现人事档案管理的信息化，丰富人事档案的内容与应用。首先是在传统的纸质资料基础上，通过计算机的应用，把声音和影像等资料逐步纳入干部人事档案的信息录入，丰富干部档案的收集范围。其次，建立职工人事档案信息数据库，以便快速准确地获取干部的简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，减少对纸质档案的磨损、破坏。再是通过信息查询比对，干部之间各项能力的优劣一目了然，甚至可以通过多媒体把动态影像、声音和相应的文字融为一体，提供相应干部的形象、气质和口头表达能力等，展现其综合素质，为干部考察提供依据。最后，在干部统计工作中，信息管理系统可以一次性完成干部统计调查、资料整理、统计分析过程，节约大量的人力，物力，财力等，并且比人工统计更具有完整性、准确性。要强调的是加强计算机的应用，并不等于放松纸质档案的管理，传统的纸质档案才是第一位的、基础性的，是做好信息化管理的保障。

3、加强人事档案达标整理工作。首先用辨证眼光看待档案升级，坚持内容大于形式的思想，尽量保持档案的历史性、完整性。对尺寸小的档案，采取粘贴到标准白纸上的方式处理，减少多边粘条剪切；对于不适宜打孔的档案，采取其他方式装订；对于新档案严格执行标准尺寸。其次完善撤、销档管理，尽量减少销毁。对所有撤出的材料要登记在案、区分管理，对有一定价值的，要归入综合档案；由于一定原因确需销毁的，要完善登记签字手续；对于用途不大，又不涉及保密的尽量转交当事人。再是加强档案目录更换管理，正常情况档案目录严禁更换，如因类别添满等确需更换时，要有主管领导签字核对，并把原目录保存备查。

4、适当放开对档案当事人查询、利用的限制。人事档案是当事人个人情况的全面记录反映，与个人利益息息相关，当事人应当拥有知情权。限制当事人的查阅，主要防止当事人对档案的篡改损毁，档案信息化管理有效解决了这个问题，应当放开当事人对个人电子人事档案的查询，行使个人知情权、监督权。同时应适当拓展人事档案的利用，如提供纸质复印件、复制电子版影像资料等；通过档案管理人员或者其认可的第三方，协助当事人完成原始档案的证明、查证等利用，不应以保密性设置层层障碍。

5、完善干部档案资料全过程的利用、监督。严格执行材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保密制度等。在材料归档时交接双方必须签字、档管人员还要进行登记备查；同时严格入档材料审查，，对不合格材料及时退回、限期整改归档。加强调转人员的人事档案审查，实行审查人负责制，杜绝不合格档案流转，防范档案调转过程中作假作弊。完善计算机的使用管理，实行电子档案与原始纸质档案的互补，防止因纸质人事档案方式上的非公共性、内容上的不充沛以及易作假性形成人为毁坏或者磨损毁坏。