作者：张娟 | 字数：4167 | 阅读：

项目基金：本文为2012年陕西工业职业技术学院院级科研立项课题“《高校“学生类”档案管理模式探索与研究》（项目编号ZK12-15）阶段性研究成果。

学生是高校的主体，2008年教育部令第 27 号 《高等学校档案管理办法》（以下简称：教育部第27号令）将“学生类”档案纳入高校档案工作的范畴，这是高校档案机构“以人为本、面向教师和学生开展服务”的重要体现和新时代的要求。但由于教育部第27号令没有“学生类”档案工作具体实施细则，“学生类”档案的内涵是什么？目前高校“学生类”档案工作开展的情况如何？档案工作者如何做好“学生类”档案工作？这些问题值得我们共同探讨，有必要对高校“学生类”档案工作情况进行调研，并针对存在的问题提出具体对策。

1 目前高校“学生类”档案工作的现状

教育部27号令没有实施细则，只指出：“学生类”档案的归档范围“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。一方面，“学生类”档案和“教学类”档案归档范围有重合的地方，都包含了学籍档案、奖惩档案等材料；另一方面，“学生类”档案和学生个人档案的内容基本基本一致。“学生类”档案指的是学生的个人档案，还是学生毕业后档案部门长期保存的学生产生的档案材料，还是两者皆是？“学生类”档案工作归口管理部门是教学部门、学生管理部门，还是档案部门？“学生类”档案工作该如何开展？这些问题常常困扰着高校档案工作者。

1.1 调查范围

本次调查采取问卷调查和实际走访的方式，选取了陕西省21所高校（其中本科院校12所，包含陕西交通大学在内的5所国家211院校，高职高专院校9所）为调查对象，对“学生类”档案内涵的理解、工作开展情况、“学生类”档案利用情况及存在的问题，进行了调查和分析，并针对其中存在的问题，提出了可行性改进意见。

1.2 调查情况分析

通过对陕西21所高校“学生类”档案工作的走访和调查，陕西高校“学生类”档案工作的情况如下。

1“学生类”档案内涵的理解：通过对21所高校档案工作者的调查，有38%的人认为“学生类”档案就是学生的个人档案，33%认为“学生类”档案是学生个人档案及学生毕业后档案部门长期保存的学生产生的档案材料，24%认为“学生类”档案是档案部门长期保存的学生档案材料，5%选择了其他；其中有71%认为学生毕业之后档案部门保存的学生产生的档案材料属于“学生类”档案范畴。

2、学生个人档案的归口管理部门调查：2008年教育部27号令发布之前，21所高校中5所高校的学生个人档案在档案部门（档案馆或档案室）进行管理，1所高校在教务部门管理，15所高校在学生工作部门（就业处、学生处、二级学院）进行管理；在2008年教育部27号令发布之后至目前为止，21所高校学生个人档案归口管理部门未有变化，仍由原来部门进行管理。可以看出，由高校档案部门管理学生个人档案只占所调查高校的28.6%。

3、高校“学生类”档案工作开展情况：在对21所高校进行走访和调查中，6所高校将“学生类”档案工作纳入档案部门的工作范畴，且已经开展具体工作；8所高校计划将“学生类”档案工作纳入档案部门工作范畴，但还没有开展具体工作；7所高校“学生类”档案工作没有实质性开展。可以看出，所调查的21所高校中，15所高校档案部门并没有开展“学生类”档案工作，占所调查高校的71%。

4、学生产生的档案材料在学生在校期间和学生毕业之后利用率：多数高校学生在校期间的个人档案利用率较低，而在档案部门长期甚至永久保存的学生在校期间产生的档案材料在学生毕业之后利用率较高；在调查“由于学生个人档案整理不规范（少装、错装等），致使学生毕业后来档案部门查阅档案情况”，14所高校选择“有，但极少”，5所高校选择“几乎没有”，3所高校选择“比较多”。

2 高校“学生类”档案工作中存在的问题

档案工作的最终目的和出发点是为利用者提供服务，从提供利用服务的角度来看，“学生类”档案工作存在以下几个问题。

1、部分高校档案工作者对“学生类”档案和其工作范畴的理解比较片面。部分高校档案工作者认为，“学生类”档案就是学生的个人档案，“学生类“档案工作范畴就是管理学生在校期间的个人档案。为利用者提供服务是“学生类”档案工作的出发点和最终目的，学生在上学期间产生的，对高校、学生和社会有利用价值的档案材料都可以纳入高校“学生类”档案体系。“学生类”档案和其工作范畴不仅仅是学生个人档案，还包含了高校档案部门其他十大类中长期保存由学生产生的档案材料，比如教学档案中学生学籍档案材料、获奖、实习实训、优秀毕业设计等，在党群档案中学生的党团组织、社团活动档案材料等，学生思想道德品质、诚信、心理健康等等，都在高校十大类档案材料中有所反应。

2、多数高校并未从满足利用者的需求角度开展“学生类”档案工作。一方面，教育部27号令颁布至今，21所高校中多数高校并未制定“学生类“档案相关政策制度，归口管理部门依然未有变化（除5所由档案部门管理，其他高校依然由教学部门或学生管理等部门进行管理）；另一方面，21所高校多数并没有将“学生类”档案工作纳入档案部门的工作范畴，没有开展具体工作。可以看出，“学生类”档案工作至今并没有实质性开展。

3、高校对“学生类”档案工作重视程度不高。一方面，在学生在校期间，作为临时保管在教学部门或档案机构的学生个人档案，学校为教育和管理学生查阅的很少，一般是在接收档案时对档案材料进行核对和对学生是否冒名顶替等信息时进行核查，以及在学生临近毕业时将学生产生的一些档案材料装入个人档案袋。同时，学生个人档案在学生毕业之后，按照有关规定一般会以机密件由机要通信方式转递到有人事管理权的单位或是单位所在地的人才服务中心，但是由于很多大学生就业单位是没有人事管理权的民营企业或三资企业，学校无法通过机要通信方式邮寄档案。因此，很多高校特别是一些民营高校和高职院校学生毕业后自己携带档案，导致个人档案档案丢失、私自拆封等情况比较普遍。另一方面，学生产生的档案材料没有收到充分重视，无论是学生个人档案中，还是其他十大类中，反映学生在校期间活动的内容比较单一，如反映学生学生道德品质、诚信档案、心理健康情况、各方面特长、各种技能证书等综合素质方面的材料比较少。

3 做好“学生类”档案工作的几点建议

“学生是高校的主体，为利用者提供服务是“学生类”档案工作的出发点和最终目的。能不能最大限度的满足利用者的需求，最大限度的发挥档案的价值和作用，是衡量“学生类”档案工作的重要标准，也是档案工作者面临的根本问题。因此，，学生在校期间产生的，对高校、学生和社会有利用价值的档案材料都可以纳入高校“学生类”档案体系。高校“学生类”档案由两个部分组成：学生的个人档案（毕业之后也叫人事档案）和保存于高校档案部门的作为长期或永久保存的学生产生的档案材料。

1、出台切实可行实施细则是做好“学生类”档案工作的前提。2008年教育部第27号令只指出了“学生类”档案的归档范围，即“学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。并没有明确“学生类”档案是学生的个人档案，还是学生个人档案及高校档案十大类中学生产生的档案材料，也没有指定实施细则。这导致了高校档案工作者对“学生类”档案理解分歧很大，也导致了大部分高校“学生类”档案工作并未有实质性开展。因此，教育部或国家档案局应该针对27号令出台实施细则，作为“学生类”档案工作开展的依据，使“学生类”档案工作有切实可行的实施细则和方案。

2、夯实档案的收集环节，是做好“学生类”档案工作的重要基础。档案收集是整个档案工作的起点，没有收集环节其他档案工作就无从谈起，也直接影响着利用者对档案的利用效果。学生在学校期间的教育、学习和成长等都会形成各种形式的档案材料，这些档案材料是否被全面完整的收集、整理、归档，纳入学生个人档案，及经过系统整理并长期保存在高校档案机构，直接影响着利用者对“学生类”档案的利用效果。特别是学生毕业之后，其个人档案材料和学校档案机构中的学籍、奖惩、党团关系、道德品质、心理健康情况、各方面特长、各种技能证书等信息，是单位考察学生最直接、最可靠的参考材料，是学生就业和晋升重要的依据，也是学生在办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等必须的材料。

3、统一领导、分级管理是做好“学生类”档案工作的重要保障。我国《档案法》明确指出：“档案工作实行统一领导，分级管理的原则”，既强调了集中统一，又强调了分级负责。高校“学生类”档案工作的开展亦应该遵循这一原则，即在统一的标准、统一的规范、统一的管理机构前提下，分级别、分层次进行管理。对高校来说，其综合档案部门必须按照统一的法规制度，对“学生类”档案进行统一领导和监管，对长期保存在档案部门的学生档案材料进行系统、集中管理，学生个人档案由学生工作部门或教务管理部门进行分管（学生个人档案在高校属于临时存放，学生入校带入，学生毕业转出，学生个人档案材料的利用和产生主要有学生工作部门和教务管理部门），高校档案机构必须加强对学生个人档案的分室管理情况进行监管（定期和不定期对对学生个人档案管理的目录归档情况、查阅情况以及档案转入转出情况等），以便随时掌握学生个人档案管理现状。

学生是高校的主体，要做好“学生类”档案工作就要，“以人为本”，以提供利用服务为最终目的和出发点，制定出切实可行的政策制度，不断丰富“学生类”档案资源，优化“学生类”档案结构，由高校档案机构和分级负责部门各负其责，不断学习和改进工作方法，才能更好的满足学生、学校和社会的需求。（本文原刊于《湖南师范大学社会科学学报》2013年12月）

作者简介

张娟（1980-），女，汉族，中共党员，馆员；2004年本科毕业于西北大学档案学专业，2011年西北大学行政管理专业硕士毕业；2004年毕业之后至今在陕西工业职业技术学院从事高校档案工作，2008年、2013年连续两次荣获陕西省高教系统档案工作先进个人。