作者：陈航 | 字数：3126 | 阅读：

摘 要：随着教育体系改革的不断深入，学校档案管理的要求也越来越严格，随着科学技术的快速发展，学校档案管理中使用信息技术应用的地方越来越。但是目前在学校档案管理信息化建设的过程中出现了很多问题，因此，我们必须要采取必要的改进措施，解决档案管理信息化过程中存在的问题，不断提高信息化建设效率。

关键字：档案管理信息化建设；存在问题；措施

1 引言

学校档案管理是学校所有管理项目的组成部分之一，并且在学校建设和发展过程中起十分重要的作用。目前，在管理档案工作中，使用先进的信息技术能够更好的进行管理。随着教育体系改革的不断深入，档案管理是信息化建设中最重要的一部分，档案管理信息化是目前档案管理工作中的重点。要想使档案信息化建设合理正常的进行，必须要仔细分析档案信息化建设中存在的各种问题，然后采取一系列相关的有效措施解决这些问题，来促进信息化建设。

2 档案管理信息化建设的重要含义

档案管理信息化是指利用档案的凭证作用，更能充分发挥档案信息的功能，来实现档案信息数字化和传递信息化的社会价值。档案管理信息化建设主要包括以下三个方面的内容：

（1）档案信息数字化。档案信息的数字化主要指的是利用数据库技术、高速扫描技术以及其他技术手段，把以往的档案文件（包括声像、文字）和已保存的电子档案重新整理好，将所有类型的档案信息文件综合在一起，组成有一定结构的档案信息文件系统。其中档案信息数字化应遵守的规范性、效益性、安全性三个原则。

（2）档案的网站建设。档案网站是为公共信息服务所创办的一个网站平台，主要是以主页方式为人们服务，在该网站上我们还会开展档案宣传工作。建设档案网站不仅具有服务、交流还有宣传工作，档案网站包含的主要内容有：管理机构信息、资源信息、服务社区信息、工作信息等等。

（3）数字档案馆的建设。建立数字档案馆的作用主要是方便管理档案信息，并能方便快捷的使用电子网络远程系统获得需要的档案信息。

3 分析学校档案信息化建设过程中存在的问题

（1）很多学校对档案管理信息化建设重视程度不够，没有深刻认识到档案信息化建设的重要意义，以致于在应用信息技术方面投入的精力不够，由于很多学校档案管理的基础设施过度落后，不能和现代的科学信息技术很好的连接起来，因此，在使用信息化管理建设中难免出现不匹配现象。

（2）档案管理信息化建设没有明确的目标，只知道采用信息技术，却不知道用这些技术来做什么工作，具体应用在哪些方面都不了解。

（3）档案管理中关于信息存储采用的技术比较落后，一定程度上影响了档案管理信息化建设。很多学校的档案管理部门使用的基础设施较落后，它们以往的档案管理信息存储的技术不能满足现在信息化建设的新要求。学校大部分档案在当初存储时没有进行标准化和规范化处理，这些都使得信息化管理难度加大，不能使信息化建设顺利进行。

（4）一些研究信息技术专业的工作人员对学校档案信息管理工作不了解，他们只是精通信息技术的研究，却不清楚学校档案管理系统的具体内容。然而学校管理档案的工作人员却又不了解信息技术，不能很好地把信息技术应用到档案管理中去，这就使得人员和设备不能同时发挥他们最大的作用，他们的潜能得不到极致的发挥。因此，也就降低了信息化建设效率。

（5）档案管理是需要使用一些管理软件的，但是，由于这些软件的一些功能较为落后，导致它们不能适应档案管理信息化建设的要求，即使它们有一些基本的性能功能，也不能完全适用于现代的信息化建设。

（6）档案信息管理系统安全性低，在档案信息化建设中会使用网络进行管理，因此必定会和网络联系紧密，但是网络总是缺乏安全性，没有合理的监督手段，一些恶意网站会窃取上传的档案信息。学校对网络管理人员的专业性要求不高，一般是由本校的计算机老师代替监管，所以会因为管理人员的专业水平有限而导致管理系统的安全性得不到保证。

（7）由于政府对学校档案信息管理工作不够重视，并没有把学校档案信息管理工作和政府工作同等对待，管理体制不合理，对学校管理档案信息的工作缺乏合理的指导和检查。

4 解决档案管理信息化建设问题的相关措施

为了解决在档案信息化建设中出现的种种问题，我们必须要采取以下措施：

（1）加强档案管理人员的思想认识，提高他们的工作认真态度，全心全意做好自己所属的管理工作。政府部门必须要重视学校档案管理信息化建设，认识到该工作项目的重要性，强化他们的理念认识，并合理指导学校的档案管理信息化建设。另外，有关部门必须要完善相关的管理制度，修改其中不合理的地方，保障信息化建设顺利地进行。

（2）在档案信息化建设过程中，我们要加大精力和经费的投入，在调用资金时，要和相关部门的领导统一意见，并采取最合理有效的方案，不仅能推动项目的进行，也能减少不必要资金的投入。

（3）培养优秀的档案管理人员，提高他们的综合素质，进而提高管理人员的工作效率，促进档案信息化建设的进程。管理人员是档案信息化建设过程中最重要的因素，所以我们必须要加强管理人员内部建设，加强培养他们的专业水平。在挑选档案管理人员时，，由于档案信息化建设中引进了先进的信息应用技术，所以我们更倾向于选择计算机专业的人才。平时，还要对他们进行定期培训，不仅培训他们掌握专业基础知识和管理技能，还要培训他们的职业道德修养，使他们具有优秀的专业知识技能、相关的科学文化知识、较高的道德修养和高度责任感。

（4）加强监督档案管理信息化建设的力度。每所学校的档案信息管理是学校所有的管理项目中重要的一部分，档案管理信息化建设对学校档案管理发展及其他各项工作都具有很大的推动作用。在档案信息化建设过程中建立合适的管理制度，明确各阶层工作人员的工作，加大监督力度和惩罚力度。

（5）加强各个部门的资源共享，相互合作。每个学校都应该建立完整的校园信息系统，实现各个部门统一管理，并且能够充分地利用学校的各类资源，达到优势互补。不仅能减少资源的重复使用和浪费，还能促进各个部分之间的联系与交流，解决学校综合管理空间不足的情况。

（6）加强档案信息化建设的安全保障措施。档案信息化建设过程中使用了不少的网络信息技术，因此和网络联系的十分紧密。网络发展的十分迅速，网络上既有供我们需求的大量信息，也有一些不安全的网站和违法的信息。网络安全问题是我们一直担心的问题，要是安全得不到保证，学校的档案管理信息建设的安全工作也就无法顺利进行下去。因此我们必须要加强监控措施，做好一切保密工作。学校的档案信息管理中含有每位学生的大量私人信息，一旦泄露出去，学生的人身安全甚至都有威胁。所以我们应该改善档案信息的管理策略，提高网络的安全系数。在登入学生档案信息时，最好设置保密权限，完善身份认证系统。

5 总结

档案管理信息化建设目前在我国教育事业中起很重要的的作用，并且对我国教育改革新要求有很重要的意义。但是，每个学校在管理档案信息时却出现了不少问题，非常不利于档案管理信息化的建设。每个学校都应该仔细分析出本校在档案信息管理建设中存在的问题，并根据不同问题制定相应的解决方案。尽量投入更多的精力和经费来解决那些问题，使档案管理信息化建设顺利的进行下去。

参考文献

[1] 李捷，刘迎春.高校档案信息化建设存在的问题及对策思路[J].中国出版，2010（8）：69-70.

[2] 王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设，2011，07：72-73.

[3] 曲云峰.中等职业学校档案管理信息化建设的对策[J].黑龙江档案，2013，04：55.