作者：杜贵芝，付进学 | 字数：2854 | 阅读：

摘 要：传统的档案管理——档案需长期保存，而且为提高存储环境，还要避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。另外档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰的传统档案管理方式已不再适应时代发展的需要。随着我国经济的发展的速度不断加快，人民的生活水平不断提高，我国的科学技术水平也在不断的提高。信息化也逐渐成为当今世界经济和社会发展的主要趋势。计算机技术的快速发展使人们步入了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术逐渐成为现代社会和现代人们生活不可缺少的工具。所以做好档案管理的信息化建设工作关系着企业的进步，是适应时代发展的要求。

关键词：新时期；档案管理；信息化

随着时代的进步、经济发展水平的不断提高和人类办公技术日新月异的发展，社会的各项制度改革也随之日益加深，档案管理制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术，其改革必然也随之不断加深。面对世界和社会各界信息量越来越庞大与复杂的当下，档案管理工作信息化的理念更新与制度改革显得尤为重要。档案管理信息化工作理念应如何更新，管理制度应如何改革，才能更加高效的面对逐步趋于纷繁复杂的档案种类和数量，更加适应新形势下档案管理工作的要求，已经成为每一位档案管理工作者所面对的问题。

1 进行档案管理的内涵

档案管理也称之为档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为一定的经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。所以对于档案的管理工作无论是对国家还是对于现代企业制度的健康发展都起着至关重要的作用。

2 新形势下信息化的发展的必然趋势

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。（智能化工具又称信息化的生产工具。它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用的功能。）与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具不一样的是，它不是一件孤立分散的东西，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。这种网络性生产工具将改变人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等，将使人类社会发生极其深刻的变化。随着中国经济的高速增长，中国信息化有了显著的发展和进步，缩小了与发达国家的距离。在我国，“十一五”期间，我国信息化应用逐步深入，经济和社会效益明显提高。数据显示，我国医疗信息化、政务信息化和物流信息化市场规模持续扩大。在各行业快速发展的同时，仍存在着突出的问题。在社会信息化、政务信息化与信息安全建设领域仍有不同程度的不足。相信随着我国政策的支持和产业问题的解决，我国信息化将进一步向着纵深方向发展。可见信息化不仅代表了一种信息技术被高度应用，信息资源被高度共享，从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥，个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。同时信息化也代表着一个国家的科学技术水平和人民的生活水平。

3 如何做好档案管理的信息化工作

档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和统一组织下，在档案管理活动中全面的应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供相应的利用服务。一方面，因为档案需要长久保存，为提高其存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、腐蚀以及火灾等灾害，无论是国家还是企业，每年大量投入文档的保管经费是在所难免的，而且因其无备份而又为每年不得不有的文档损失而担忧。另一方面，因为档案需反复被查阅，所以不可避免的存在原件受损或遗漏、丢失，从而给文档的保管与利用带来管理上的忧虑。可见，对档案管理进行信息化的建设工作，是一种既节省人力，又减少纸张的浪费保护环境，避免不必要的困忧的现代信息管理的手段。

要做好档案管理的信息化工作首先要：加强基础设施建设，比如计算机的配备，在档案管理上，运用计算机可以进行档案的整理、收集、编制、检索内容、相关介绍等工作。也同时可以用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。加强档案管理系统的建设，在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的全面进步，经济又好又快地发展提供优质、高效的档案服务。做好档案管理信息化工作的要求：

首先，要从硬件上配备电子计算机，提高档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

第二，要建设和完善局域网。使各项工作都形成网络化的工作模式，从而加强对档案的管理和利用。

第三，加强档案的目录数据库的相关建设：形成档案信息系统和网络建设形式的统一，逐步适应档案信息资源共享的要求，加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入与保存，便于有需要的工作人员随时查、取。

最后，加强档案信息化人才的培养，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新出更科学、更先进的管理方法，所以，要通过各种途径加强档案业务人员培训工作。从多方面提高档案业务人员的管理水平。

在我国新形势下，只有坚持与时俱进，做好档案的开发和利用工作，进行档案管理的信息化理念的更新，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。档案管理的信息化不仅有利于为随时查询提供便利，同时也为档案管理工作人员减少了很多不必要的劳动力，增强档案的永久储存性。促进我国政府和企业的档案管理工作朝向更科学化、规范化的发展。

参考文献

[1]张峰，，姜兴美.《信息化对档案工作的挑战及对策》.[J].《山东档案》.2000

[2]刘涛.《谈谈档案工作的“有为”与“有位”》.[J].科技咨询导报.2006

[3]宋北星.《让档案工作插上翅膀》.[J].航天工业管理.2006