教学档案是指学校在从事教学、教研以及其他各项教学活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录,是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。 它是学校教学方面工作的真实记录,是教学科研经验的总结,是教学工作的重要组成部分。教学档案是否科学、规范、系统对学校教学改革和提高育人质量有着极其重要的影响。
然而,目前普通高中教学、科研档案从收集到利用都普遍存在着这样那样的问题。
首先,档案人员管理存在问题。档案工作人员兼职太多,纵使档案人员长有三头六臂也未必能静下心来做好档案工作。每年能按期做好文书档案,及时接收教学档案那已经是很不错的了,哪有时间从事信息开发,档案编研工作。许多学校的档案人员来自教师队伍中不能担任教学工作的人员,水平基本处在手工操作阶段,学术水平不高,开发信息资源,主动提供利用水平有待于提高。
其次,从领导到职工,对教学档案重视不够。很多人意识不到教学档案在学校建设中的重要性,教学做得很好,教案做得很少。甚至有人认为教学档案可有可无。大部分学校认为教学、科研部门主要工作是教学管理及学术工作,至于档案收集、管理应由档案部门去做,部门立卷很难推行,教学、科研部门对材料收集、归档态度冷漠。
再次,教学科室与档案管理部门缺乏沟通与协调。一个方面,档案管理人员只在库房做一些日常工作,很少深入到教学部门,对档案的重要作用,没能做到有效的宣传,在教学档案的收集方面,始终处于被动地位,人家移交什么就接收什么,不移交也不主动搜集,应该归档的珍贵教学实践和科研材料依然散失在个人手中,结果使教学、科研档案难以发挥应有的作用。致使教学档案收集在源头上就出现问题。
这些问题,导致教学档案最大的问题----收集资料困难。大多数教学、教研人员对教学管理工作认识不足,甚至对教学、科研材料的归档持抵触态度。有的老师认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,理应由自己来保管,怎么能够交给学校档案室呢?自己有用的教学经验流失了怎么办?有的教师唯恐材料经档案部门立卷、归档后,把自己整理的系统的材料分散,造成利用不畅。教学档案收集十分困难。另一方面很多教师的档案虽然有上交,可学校各处室对教学档案进行条块分割,除了一定要归档的文件外,其他教学中产生有价值的学案和教学论文都无处可寻,教学的优秀之处没有任何载体。
这些问题怎样解决呢,谈一下自己的一些看法:
第一,建立科学、规范的档案管理目标和管理制度。首先要做的就是建立一套适用于本校的教学档案管理制度。其次,建立学校档案工作网络,明确各专、兼职档案人员的岗位职责。再次,制定目标管理标准考核制度,把档案工作纳入到各部门、有关人员的工作考核当中,奖惩分明,奖优罚劣。
第二,加强业务学习和职业道德修养,不断提高档案管理工作者的综合素质。
目前学校档案管理人员的整体素质就整个社会相比仍处于中下游水平。虽然相当一部分同志经过了学历提升和培训,基本能胜任本职工作,但离档案工作科学、规范、系统等要求还相去甚远。特别是数字信息、电子文件等新生事物的出现,文档一体化管理手段的应用等,对我们的档案员提出更高的要求,为此档案工作者要充分认识到自己的不足,加强职业道德修养,培养工作责任心,利用一切机会充实自己,及时跟上时代发展的步伐,掌握更多的理论知识和现代管理技能。
第三,做好宣传工作,转变思想观念,提高教职员工的档案意识和对教学档案管理工作重要性的认识。
教学档案对于正确评估办学水平,研究教学规律,,改进教学方法,提高教学质量,都有着十分重要的作用。保管不是目的,利用才是档案价值体现的唯一途径。学校档案部门应不厌其烦地向有关部门、老师解释,对教学档案进行归档,统一保管并不是想把那些档案关在铁箱子里,我们这样做的目的只有一个,那就是更好地服务于教育教学、科学研究工作,服务于广大教师、学生。要对档案进行集中统一保管,是因为这样更有利于保护档案的齐全、完整、系统、安全,能够为利用者提供更全面的信息。整个学校从综合档案室、教务处、教科室、教研组到课题组要建立一个完整的工作网络,指定专人负责相关档案的收集、归档。根据学校实际,学校档案部门应科学地制订教学档案的归档范围和保管期限表,并及时印发给学校教学部门,召集相关人员进行业务培训,并定期到教学部门了解、检查教学档案的收集情况,逐步参与教学管理,使档案部门成为学校教学、科研工作的信息咨询部门。
第四,注重平时收集和积累,规范归档程序
档案工作最重要的要属收集这一环节,对照《学校档案材料归档范围》,主动参与教学管理工作,督促有关部门和相关人员养成随办随归的习惯。在文件材料收集齐全后,要考虑保持文件材料的系统性和有机联系,对它进行科学的分类,然后按照教学档案材料的归档办法,进行归档。
第五,注重教学档案信息资源的开发和利用。只有注重了教学档案的开发利用,更好的发挥教学档案独一无二的作用,教职工们才能真正体会到档案的价值。现在最好用的,就是网络。实行教学档案网络信息化管理,是实现教育教学研究档案管理现代的必由之路,是顺应建设数字化档案室的时代要求,同时教育教学档案信息化也是档案利用工作发展的必然趋势。只有将纸质档案数字化,才能克服传统的保管难题,实现教育教学研究档案利用价值的最大化。
校园网络信息管理系统对教育教学研究档案管理工作带来的益处。
首先,可以实现资源共享。教育教学研究信息是由学校各部门共同配合输入,形成合力,避免重复劳动,为资源共享创造了条件。其次,可以及时、准确、全面掌握教师教育教学研究动态。教师可以根据自己所教学科,对症下药,制定好下一阶段的教育教学研究计划,教科室能迅速了解各科任教师教育教学研究的质量,成为教师教学评估的和考核的依据,教师能掌握自己的教育教学研究资料,可以对自己晋升职称、年度履职考核、教研教改、评优推先得心应手的开展工作。
学校可以在教学教研管理规定上做文章。教研组、年级组活动每次发言记录、专题讲座、教科室下发承担课题研究记录,教务处批准安排的带有研究性质的专题课教案、政教处安排的观摩主题班会教案。实验课题过程记录、特殊科研成果奖励、教学、教研方法被教育局或杂志推广纸质文件,获奖或者刊载论文,各级各类竞赛、比赛成绩、经学校批准参加的各级各类正规部门组织的教学大奖赛、课件比赛,高考模拟题征集赛,辅导学生参加国家奥林匹克学科竞赛获奖等等资料,原稿经证实一律由档案室或者教研室收集,归档后按照一定的标准给予计分,计分在评先表模、职称晋升中可以发挥作用,这样才能激发教师的归档热情,更好的为档案工作服务。
档案管理人员要主动参与管理活动,进行调查研究,及时了解和掌握各部门教学、科研活动情况,主动为教学、科研工作服务,为学校教育教学改革提供信息。要提高教学科研档案的利用效果,提高服务质量,我们不仅要对这些档案材料进行科学分类,还需针对利用率较高的一些档案材料,编写专题介绍、基础数字汇集,汇编出刊集子。对教师业务竞赛、学生升学情况、学生学科竞赛进行数据统计分析,编制基础数字汇集。对优秀教师教学讲稿、优秀学生作文、教学论文进行专题收集,汇编成集,出刊出书。对历年试题分析、教学经验编制成教学参考资料。对历年试卷、优秀教学课件制作成电子文件建立网上试题库、课题库。
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