作者：祝兰娟 | 字数：3322 | 阅读：

摘 要：本文针对档案管理的现代化的论题。阐明了档案管理的现代化的含义及具体要求；说明了加快档案事业的发展及加快数据准备推进档案现代化管理进程的措施；指出了创新观念，在思想上适应现代化；论述了档案管理的现代化对档案管理工作者的要求。

关键词：档案管理；创新观念；现代化

档案管理现代化，是要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、组织行 、管理方法和手段，以达到预期目的 。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是一项耗资巨 、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。

1 档案管理的现代化内涵及要求

档案管理的现代化是以现代管理科学为指导，应用现代化的管理方法和手段，充分采取先进技术和设备，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理工作逐步实现系统化，定量化，信息化，智力化。

1、先进的技术设备推进了档案管理工作的现代化。一定水平的设备、技术，是现代化的物化表现，是现代化程度最直接、最集中的体现。实施现代化管理要作好规划，使档案管理在各个环节都采用现代化设备和技术。在档案设备配置现代化的衡量标准上，要坚持设备、技术的先进性、适用性、配套性，这样才能真正发挥现代化设备、技术的效用。

2、档案信息化是档案管理工作现代化的价值体现档案自身的文化价值社会价值经济价值也才能得以体现。否则档案深藏在库房里，不为人知，档案的价值也就无法体现。档案信息化需要开发大量的数字化的档案信息资源，将馆（室）藏档案数字化。信息时代作为信息系统的重要组成部分的档案信息的数字化成为档案发展的趋势，它让人们以更方便快捷的方式获取所需的信息。档案信息已成为重要的战略资源，档案信息化的建设是当前和今后一个时期各级档案部门和一个重点工作，实现信息资源共享，发挥档案信息的规模优势和综合实力，提高档案的利用率，打破时空界限。

3、档案管理的现代化对档案的入档时间提出更高要求。档案的社会化需要将越来越多的档案资料能尽快尽早纳入档案管理，形成社会信息的档案化，实现档案信息为公众服务的零时差，推动社会经济文化发展。

2 加快档案事业的发展

1、加强档案事业的建设是发展档案工作的关键。社会经济日益增长，科技快速发展的信息要求，国家机关、企事业单位及人们日益增长的科技文化、管理要求是档案事业发展的动力。同时，这也给档案事业快速发展带来了前所未有的机遇。我们跟综档案事业及档案工作科学发展的动向，研究其发展过程中出现的新情况新问题，把理论研究与实际有机的结合起来，不断加大档案事业的建设，这是发展档案事业的首要任务，在科技知识经济时代的今天，加强档案事业的建设，发展档案事业，是有深远的历史意义和现实意义。我们只有抓住并利用好这个历史性的机遇，档案事业的发展才会步入快车道。因此，加强档案现代化的建设是发展档案工作的关键。

2、大力开展档案信息资源，充分发挥其服务职能。档案工作主要是搜集、整理、编目、保管、利用、研究编研档案文献资料的中心。档案事业是一项社会公益性事业，也是一种公益性文化、科技、教育机构。各级各类档案资料要紧密结合各自的实际情况，充分挖掘、开发、利用档案文献资料信息资源，帮助利用者提高工作效率和科技文化素质。为此各级档案机构要充分发挥档案工作自身的工作效率和教育职能，最大限度地激发广大利用者的求知欲望和创造力。经此推进广大利用者在各自的实际工作中为科教兴国战略的实施做出自己的贡献。

3 加快数据准备，推进档案现代化管理进程

在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲，由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

3.1 分级次著录，省时省力

在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.2 分清轻重缓急，循序渐进

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

3.3 分门别类，充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。

4、电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。 计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用 些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、 储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。5、档案管理的现代化还体现在管理方法的现代化上。档案管理的现代化依托的是先进的技术设备，与传统的档案管理有很大不同，这就需要我们以开放的思想和心态，不断引进相关学科的新技术，新方法，新理论，改善，完善，充实档案管理，让档案管理充满活力和生机，紧随现代化步伐，推陈出新，探索一条通往现代化档案管理的新路。

4 创新观念，思想上适应现代化

要建设档案管理现代化，必须确立改革、创新和发展、进步的观念。在思想上要跟上时代发展，适应现代化。同时还应具备发展的观念，不要把现代化看作一个固定不变的模式，要不断跟踪科技发展的动态，不断提高档案管理的现代化水平。目前，黄石市疾病预防控制中心经过2003年非典的考验，在国家对全国疾病预防控制机构大力发展前提下，发展状况比较好，但档案管理中使用现代化设备比其它行业略落后一些。因此，提高档案管理现代化水平是适应社会发展的必由之路。时代是发燕尾服的，“现代”的概念和科技的水平也是不断前进的，我们的目标是要实现与国际先进水平接轨，要实现这一目标就必须创机关报观念，实现档案工作的持续健康发展。

5 档案管理的现代化对档案管理工作者的要求

计算机在文书档案管理中的运用，提高了档案管理工作的时效和立卷管理水平，有利于遗漏文件的补漏和增缺，检索更加便捷迅速准确。这就要求档案管理工作者既要懂专业知识，又要懂信息技术，先进的技术，科学的管理方法，严谨的专业知识，高素质的档案管理工作者将会进一步推动档案管理工作向现代化进军。同时要强化档案管理工作者的服务意识，从重管理轻利用的传统方式，转变为积极主动为社会经济发展服务上来，由被动变主动，由封闭变开放，由消极变积极，改变工作态度和工作作风，为社会的繁荣发展贡献自己一份